efileCabinet Online (som börjar med $ 15 per användare och månad) är ett komplett DM-system (Business Document Management) som har integrerat ett nytt webbaserat användargränssnitt (UI) som är mer intuitivt, med starkare fil digitaliserings- och lagringsfunktionalitet.
eFileCabinet Online utmärker sig genom att erbjuda versionskontroll, fildelning och funktioner för lagring av dokument och efterlevnad.
Dess funktionsuppsättning passar behoven hos små och medelstora företag.
Om dessa avancerade funktioner verkar överväldigande eller om samarbete står högre på din önskelista, erbjuder vårt redaktörsval Zoho Docs Standard bättre samarbetsfunktioner.
eFileCabinet online-paket
eFileCabinet Online erbjuder användarna ett brett utbud av val för deras DM-behov.
Men det finns ingen gratis testversion och prisstrukturen har ändrats sedan vi senast granskade den.
eFileCabinet Online börjar vid $ 15 per användare och månad (faktureras årligen) med 25 gigabyte (GB) lagringsutrymme, men endast för fildelning och utan DM-funktionalitet.
Advantage-nivån på $ 30 per användare per månad är en mer robust utgångspunkt eftersom den erbjuder 1 terabyte (TB) lagring, tillgång till eFileCabinet DM-systemet, säker fildelning och tillgång till användbara mallar.
Advantage-nivån inkluderar också Microsoft Office-integration, retention (styrning), efterlevnadsverktyg och tvåfaktorautentisering (2FA).
Den enda nackdelen med detta nivå är dess minimikrav på tre användare.
Denna plan inkluderar också integration med eSignature och Intuit QuickBooks (gratis på QuickBooks egenföretagare).
Ett mer komplett erbjudande är dess Business-nivå, som kostar $ 55 per användare och månad utan minimikrav på användare.
Den innehåller alla funktioner i Advantage-nivån men lägger till en affärsprocessautomatisering, dataspecifik filruttning, automatisk filnamn / -lagring och zonerad optisk teckenigenkänning (OCR) till mixen.
En Enterprise-nivå finns också, men priserna för det kommer att variera beroende på licensiering och funktioner.
Komma igång med eFileCabinet Online
För att registrera dig för eFileCabinet Online måste du först skapa en demo med säljteamet genom att fylla i ett onlineformulär eller ringa ett avgiftsfritt nummer.
En företagsrepresentant kommer då att erbjuda dig en demonstration på 15 minuter, hjälpa dig att avgöra vilken plan som fungerar bäst för dig och hjälpa dig att ställa in.
Sedan vår senaste recension har eFileCabinet Online redesignats och byggts om på HTML5-plattformen, så det kräver inte längre Microsoft Silverlight.
Det betyder att den nu kan användas i vilken webbläsare som helst och är också Mac-kompatibel.
Den nya eFileCabinet Online UI är mycket renare än den gamla, med förenklade menyer och inbyggda hjälpfunktioner.
Längst upp på instrumentpanelen finns rullgardinsmenyer för Ny, Dela, Redigera, Kom igång och "Behöver du hjälp?" knappar.
Filer är organiserade som deras motsvarigheter i papper, det vill säga i skåp, lådor och mappar.
Under menyn Ny kan du skapa lådor, mappar och skåp.
Delningsmenyn innehåller alternativ för delning via e-post, SecureDrawer och mer.
Komma igång och "Behöver du hjälp?" knappar öppnar ett skjutfönster med två flikar: Hjälp och lär dig grunderna, varav den senare erbjuder en rundtur i programvaran och guider till enkla uppgifter.
En hamburgermeny på vänster sida av instrumentpanelen ger dig tillgång till administrativa inställningar, alternativ för e-signatur, alternativet att växla till programvarans klassiska vy och mer.
Nya funktioner inkluderar integration med Citrix ShareFile.
Om du använder Citrix ShareFile för att samarbeta om dokument kan du mappa Citrix ShareFile-mappar i eFileCabinet Online.
Du kan också söka i dokumenttext så länge den är läsbar; efileCabinet Online kommer automatiskt att OCR PDF- och bildfiler.
eFileCabinet erbjuder sin kostnadsfria Desktop-applikation från SideKick.
Den representeras av en flytande, cirkulär ikon som du kan dra och släppa var som helst på skärmen.
Klicka på den för att expandera så kan du komma åt ditt konto, hantera dokument, ladda upp nya dokument, söka och mer.
SideKick-skrivbordsappen synkroniseras med ditt konto i realtid och är ett bekvämt sätt att komma åt dina filer utan att logga in i en webbläsare.
Dokumentdelning och samarbete
Med eFileCabinet Online kan du dela filer med interna och externa användare och spåra obegränsade dokumentversioner.
Med in- och utcheckningsfunktioner kan du hålla reda på filer och flera redigeringar i samma dokument samtidigt.
En cool funktion är att när du delar en fil kan du lösenordsskydda den och till och med inkludera ett utgångsdatum om du har att göra med känsligt innehåll.
Användare kan lägga till metadata i varje fil för att förbättra sökningen och tillhandahålla en överblickinformation.
Alla filer kan förhandsgranskas inbyggt så att du inte behöver vänta på att var och en ska ladda ner.
Om du har ett konto med DocuSign eller Citrix RightSignature kan alla integreras i din eFileCabinet Online-instrumentpanel så att du kan fånga e-signaturer.
Du kan skicka dokument till vem som helst som ska signeras och endast avsändaren behöver ett konto, precis som du kan göra i Adobe Document Cloud Standard (12,99 per månad på Adobe).
eFileCabinet Online erbjuder också fullständig integration med Salesforce.
Från Salesforce kan du komma åt filer och flytta filer till eFileCabinet Online.
Det finns också bra organisationsverktyg.
Som administratör kan du skapa och tillämpa mallar för dina skåp.
Om du till exempel vill skapa ett skåp för flera avdelningar, alla med samma mappar inuti, kan du ställa in det en gång och tillämpa mallen på var och en.
För att skapa en mall måste du först skapa ett bibliotek.
Jag skulle vilja ha det om ett provbibliotek redan hade fyllts i mitt konto.
För att skapa ett bibliotek, använd rullgardinsmenyn Ny meny, som på administratörssidan innehåller bibliotek, underbibliotek och mall.
Det finns en genomgång på denna sida som heter "Hur lägger jag till en mall", men när jag klickade på den dök ett meddelande upp som sa att det inte var tillgängligt.
Efter två försök dyker ett meddelande upp med instruktioner.
På samma sätt kan du skapa arbetsflöden som består av automatiserade åtgärder som utlöses av vissa händelser.
Detta är dock endast tillgängligt när du använder klassisk vy.
Andra avancerade funktioner inkluderar dokumenthållning, granskning och destruktionsscheman.
eFileCabinet Online har appar för Android och iOS.
Med hjälp av apparna kan du förhandsgranska, hantera och dela dina filer.
Du kan också använda kameran för att fånga och spara dokument när du är på språng.
Sökbar onlinehjälp är tillgänglig direkt från programvarans gränssnitt och innehåller artiklar, videor och nedladdningsbara användarhandböcker.
Det finns också verktygstips tillgängliga för vissa funktioner.
Du kan också kontakta eFileCabinet Online direkt via livechatt, e-post och telefon.
Huvudhjälpsidan visar den genomsnittliga väntetiden för telefon och chatt, vilket är en fin touch.
Live support via chatt eller telefon är tillgänglig på vardagar från 8 till 17 (Mountain Time).
Alla DM-funktioner på ett ställe
eFileCabinet Online har kanske inte det mest spännande namnet, men det erbjuder en mängd funktioner som hjälper ditt företag att hålla sig organiserad och kompatibel.
Oavsett om du behöver spåra dokument eller hantera projekt kan eFileCabinet Online hjälpa till.
Dess omdesignade användargränssnitt gör allt ännu enklare, och nya integrationer erbjuder fler alternativ för delning och e-signatur.
Men för en liknande uppsättning samarbetsfunktioner plus möjligheten att redigera dokument online och på mobila enheter är vår Editors Choice Pick Zoho Docs Standard en utmärkt lösning.
Poängen
eFileCabinet Online är en omfattande filhanteringslösning med gedigen efterlevnad och lagringsfunktioner.
Det uppdaterade användargränssnittet gör det enkelt att hitta, oavsett vilken enhet eller plattform du använder den från.
