Ett av de bästa sätten att få projektgrupper från e-post och till ett utrymme där verkligt arbete kan göras mer effektivt är att använda ett samarbetsverktyg online som centraliserar uppgifter, kommunikation och arbetsflödeshantering.
Ur detta perspektiv är Mavenlink (från $ 19 per användare och månad för Teams-utgåvan) en enkel tjänst som kombinerar bra behörighetsnivåer, ett mycket professionellt användargränssnitt (UI) och några servicenivåer.
Det är snabbt att ställa in, men har inte den enklaste navigationen.
Bortsett från samarbete lägger dessa typer av verktyg i allmänhet till flera andra typer av funktionssilor för att komplettera sina erbjudanden.
Mavenlink är inget undantag, med fokus på projektledning (PM) och tidsspårning.
Men medan Mavenlink är ett anständigt val för online-PM, slår det inte ut PCMags två rekommenderade redaktörsval i den kategorin, Teamwork-projekt och Zoho-projekt - som båda erbjuder små företag lite mer när det gäller funktioner och värde.
På samma sätt på tidsspårningssidan är Mavenlink en kapabel lösning, men priset och funktionerna matchar inte helt vårt Editors Choice-val i den kategorin, TSheets.
Ett annat arbetshanteringsverktyg förtjänade PCMags Editors 'Choice, men det är mer lämpligt för medelstora till stora organisationer som helt vill förändra sättet de arbetar på.
LiquidPlanner är ett fantastiskt alternativ, men det kräver total buy-in och mycket träning för att fullt ut skörda fördelarna.
Prissättning och planer
Mavenlink erbjuder fyra nivåer av betald tjänst, plus en gratis nivå som är lite svår att hitta.
Du kan prova någon av de betalda kontotyperna i tio dagar utan kreditkort.
Med den kostnadsfria Mavenlink-planen kan du hantera ett obegränsat antal projekt med ett obegränsat antal lagkamrater, men du får bara 500 megabyte (MB) lagring.
Bland Mavenlink betalda konton finns Mavenlink Teams, Professional, Premier och Enterprise.
För valfri kontotyp kan du bjuda in externa medarbetare att ha begränsad åtkomst till ditt Mavenlink-konto, vilket gör att du till exempel kan dela projektförlopp med kunder.
Ett Teams-konto ger dig 10 GB lagring och alla grundläggande verktyg för samarbete och PM, med några få undantag.
Du får dock inte verktyg för att hantera portföljer eller ändra förfrågningar.
Du får inte heller verktyg för redovisning, resursplanering eller affärsinformation.
Priset för en Teams-plan är $ 19 per månad för upp till fem användare när de betalas årligen, vilket uppgår till $ 228.
Kom ihåg att det är priset för fem personer.
För att lägga till fler användare utöver de första fem, betalar du ytterligare 4 USD per användare och månad, vilket kommer att utgöra 48 USD extra per person, baserat på att betala för ett års tjänst i förväg.
Mavenlink Professional innehåller 50 GB lagring och lägger till några fler funktioner, men det kostar mycket mer.
Med detta nivå får du redovisningsverktyg för projekt, vilket innebär tids- och kostnadsspårning samt budgeteringsverktyg för projekt, plus verktyg för ändringsbegäran.
Professionell plan kostar $ 39 per användare och månad med ett årskontrakt och inget alternativ från månad till månad.
Så du tittar på $ 348 per person för året.
Det kan bli dyrt ganska snabbt.
Mavenlink säger att Premier är den mest populära servicenivån, och den kommer med mycket lagringsutrymme (100 GB) och extra funktioner, inklusive tids- och kostnadsspårning, fakturering, prislista, projektbudgetar och marginalspårning, resursplanering, analys och användning - och resursrelaterade rapporter inom Mavenlink's business intelligence-verktyg Insights, som erbjuder 40 förbyggda rapporter och anpassad rapportering.
Enterprise-nivån erbjuder 1 TB lagring plus avancerade tjänster, som realtidsanalys och anpassade rapporteringsverktyg.
Ingen av dessa servicenivåer har listpriser; du måste kontakta företaget för en offert.
Premier och Enterprise varierar mellan $ 59 - $ 79 per användare och månad beroende på om användare väljer Insights and Proofing-funktionen, som låter dig kommentera projekt och ge feedback.
Mavenlink var lite vag om hur Insights and Proofing-funktionerna påverkar prissättningen i detta intervall.
Som en jämförelsepunkt kostar Teamwork-projekt och Zoho-projekt vardera cirka $ 600 per år för ett obegränsat antal användare.
En Mavenlink Professional-plan för 10 användare skulle kosta $ 3 480 för året.
Dessa uppskattningar baseras på Teamwork Projects $ 49 per månad plan, som inkluderar stöd för upp till 40 projekt och 20 GB utrymme, och Zoho Projects $ 50 per månad plan, som möjliggör 50 projekt och kommer med 15 GB lagringsutrymme.
Beroende på storlek och behov hos ett litet företag kan Zoho Projects och Teamwork Projects erbjuda det bästa värdet.
Några få tjänster som kostar per användare och månad är Volerro (7,99 USD per användare och månad för sin Business Teams-plan), LiquidPlanner (Kom igång med en 14-dagars gratis provperiod på Liquid Planner) (45 $ per användare och månad med ett minimum av 5 användare ), Comindware-projekt (28,49 $ per användare och månad) och Easy Projects (24 $ per användare och månad).
Ofta är avgiftsstrukturen per användare per månad en indikation på att verktyget passar bättre för större företag och företag än små eller mikroföretag.
Vi är glada att Mavenlink erbjuder ett riktigt gratis konto som du kan använda under obegränsad tid bara för att bekanta dig med bastjänsten och användargränssnittet.
Några andra PM-tjänster online erbjuder fortfarande gratis konton också.
De inkluderar Volerro (7,99 dollar vid Software Advice), Teamwork-projekt, Zoho-projekt, ProofHub och Wrike.
De har alla också begränsningar.
Med Volerro kan du bara hantera tre projekt eller 100 MB lagrade filer, beroende på vilket tak du träffar först.
Teamwork Projects stöder bara två projekt gratis, medan Zoho Projects och ProofHub bara stöder ett.
Wrike stöder obegränsat med projekt och fem användare i sin fria plan, men det slashar funktioner så att du inte får deluppgifter, tidrapporter, Gantt-diagram eller ens instrumentpaneler.
Basecamp, en gång ledande inom gratis PM, har inte längre en gratis plan, såvida du inte är lärare eller har ett Basecamp Classic-konto, i vilket fall du är farfar i, men du sitter fast i det gamla användargränssnittet utan åtkomst till nya funktioner.
Komma igång
Mavenlink fungerar som de flesta traditionella PM-tjänster.
Den är online och uppdaterad i realtid, så du behöver en internetanslutning när du använder den.
För att komma igång satte vi upp några demoprojekt och gjorde ett av dem till en mall så att vi kunde återanvända dess grundläggande struktur igen.
För varje projekt låter Mavenlink dig bestämma om projektet är för leverantören eller en klient.
Du kan också justera synligheten för att göra ett projekt öppet för alla inom din organisation att gå med, endast öppna för dem med administratörsbehörighet, eller privata och tillgängliga för bara de du bjuder in att gå med i det.
På samma sätt kan diskussioner ställas in på öppna eller privata också.
Mavenlinks användargränssnitt är ganska tydligt och enkelt.
Vi stod inför en del försök och fel när vi fick reda på hur vi skulle gå med i ett projekt som var öppet för alla.
När du bjuder in människor att gå med i ett projekt får de en e-postinbjudan, och så småningom fick vi veta att det bästa sättet att gå med i ett projekt var att helt enkelt klicka på länken i e-postmeddelandet.
Att bara leta runt i Mavenlink för att hitta det projekt vi skulle gå med fungerade inte för oss.
Utan en e-postinbjudan att gå med i ett projekt är klientvyn tom.
Även om projektlistan var tom i medarbetarvyn såg vi en fullständig lista med projekt i administratörskontot.
Mavenlink ser seriös ut.
Det är långt ifrån den klistermärkta, färgkodade bonanzan av Trello (Besök webbplatsen på Trello), ett lätt verktyg i Kanban-stil för att hantera arbete.
Ändå får du lite färgkodning så långt som projekt med en standardfärg blå.
Du kan markera projekt som aktiva, inlämnade, behovsgranskning eller i vänteläge.
När du har börjat tilldela uppgifter till människor, schemalägga tidsfrister och milstolpar och ladda upp filer till ditt projekt i Mavenlink, kan du titta på ditt projekt i några olika vyer, till exempel en Aktivitetsspårningsvy eller en Gantt-diagramvy.
Varje projekt har också ett aktivitetsflöde, där du kan se alla detaljer om projektet när det inträffar, samt ett aktivitetsflöde för alla projekt som du är knuten till.
Aktivitetsflödet möjliggör @-omnämnanden, vilket innebär att du kan rikta kollegor till projekt och uppgifter.
Aktivitetsflödet möjliggör borttagna filer från Google Drive och godkännandefunktionalitet för tids- och utgiftsrelaterade förfrågningar.
Till varje uppgift kan du lägga till en hel del detaljer, såsom tilldelad, förfallodatum, taggar, deluppgifter och till och med en checklista.
Ett praktiskt aktivitetsfält till höger i Aktivitetsvyn låter dig se allas uppgifter eller bara uppgifter som tilldelats dig.
För att få mer avancerad filtrering, som att bara se uppgifter som tilldelats en specifik person som är färdiga, byter du till hela vyn Aktivitetsspårare.
Djupare funktioner
Mavenlink verkar vara en bra passform för större organisationer och företag eftersom användare kan ha olika roller med olika behörigheter.
Sådana specifika behörigheter behövs ofta inte i mycket små företag.
Behörighetsalternativen för projekt inkluderar Admin, Project Lead, Project Creator och Collaborator (vi kommer inte tråka dig för mycket med alla behörighetsuppgifter).
Som ett exempel kan en projektledare styra finansiella projekt, skapa projekt och samarbeta i projekt, men kan inte hantera kontomedlemmar, redigera faktureringsinformation, redigera kontouppgifter och planer eller ändra anpassad varumärke.
En samarbetspartner kan bara samarbeta i projektet och kan inte röra vid något annat.
Vi gillar behörighetsnivåerna eftersom de gör ett bra jobb med att hjälpa ett företag att hantera åtkomst utan att gå överbord.
Att ställa in behörigheter är en intuitiv process.
När du väl har valt roller som Admin eller Project Lead kommer Xs och checkmarks att visas bredvid funktioner för att visa vad som är aktiverat för en viss användare.
För att kunna se analysrapporter måste du ha åtkomst för Report Viewer-nivån och uppåt.
Det finns tillräckligt med alternativ, men de är inte överväldigande.
Vissa företag kan dock behöva en hög detaljnivå för behörigheter, och för de organisationer rekommenderar vi Workfront ($ 30,00 på Workfront).
Beroende på din roll i Workfront kan du till och med se ett helt annat användargränssnitt än vad andra användare ser.
En utmärkt funktion i Mavenlink kallas Smart Snips.
Detta låter dig göra markerade kommentarer på uppladdade filer direkt i webbläsaren.
Det är ett enkelt sätt att markera alla filer som är kopplade till en uppgift eller ett projekt genom att rita en ruta runt ett avsnitt som du vill diskutera och lägga till en kommentar.
Volerro har liknande markeringsverktyg, men det begränsar dig från att göra något mer än att cirkla en ...
