Microsoft har varit tvungen att kämpa hårdare de senaste åren för att behålla sitt ledarskap i produktivitetsutrymmet; något som Microsof Office-plattformen använde för att hantera nästan enkelt.
För att hjälpa till med att skilja det ut har företaget utvecklat flera back-office-förbättringar för Office och gjort dem tillgängliga i molnet.
Ledande bland dessa är Microsoft SharePoint Online, en mycket kraftfull kombination av anpassningsbart arbetsflöde, teamsamarbete och dokumenthantering.
I kombination med Microsoft Office och Office 365 kan SharePoint Online snabbt implementera breda produktivitetsförbättringar i många organisationer.
Även om det har en potentiellt hög prislapp när alla användare och alternativ har redovisats (även om det börjar bara $ 5 per användare och månad), är det fortfarande ett enkelt val för våra redaktörers val inom dokumenthantering, tillsammans med Ascensio System OnlyOffice.
SharePoint Online-paket
Microsoft erbjuder inte en gratis testversion av Microsoft SharePoint Online, även om 30-dagars testversion för Microsoft Office 365 Enterprise E3 inkluderar åtkomst till Microsoft SharePoint Online (se till att du registrerar dig för Enterprise E3-testversionen eftersom Microsoft också erbjuder testversioner av Office 365 Home Premium och Business Premium men ingen av dessa nivåer inkluderar Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online har två betalda planer, bara namngivna "Plan 1" och "Plan 2".
Plan 1 (som börjar vid $ 5 per användare och månad) innehåller verkligen allt du kan förvänta dig av en dokumenthanteringsplattform: stöd för flera dokumentbibliotek, samarbetsverktyg, delning med interna eller externa användare, innehållshantering, registerhantering och arbetsflöden.
Plan 2 (som börjar på $ 10 per användare och månad) lägger till ett antal avancerade funktioner, inklusive anpassningsbara sökfunktioner, e-upptäckt och efterlevnadsverktyg som granskning och på plats.
Du kan också få tillgång till Microsoft SharePoint Online via vilken som helst av Enterprise-nivåerna i Microsoft Office 365.
Office 365 Enterprise E1-nivån ger Microsoft SharePoint Online-åtkomst motsvarande Plan 1 samt tillgång till Exchange Online med 50 GB postlådor, Microsoft Teams ($ 5,00 per användare per månad, faktureras årligen hos Microsoft365 för företag) och onlineversioner av Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint och Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 lägger till stationära versioner av Office 2016 (upp till fem installationer per användare) samt mobilappar, obegränsat Microsoft OneDrive ($ 5,00 per användare och månad på Microsoft365 för företag) lagring och tillägg av dokumenthanteringsfunktioner.
Sådana funktioner inkluderar manuella lagrings- och raderingspolicyer, manuella dokumentklassificeringar och eDiscovery (en uppsättning verktyg som låter dig hitta dokument relaterade till tvister eller informationsförfrågningar, och vidta lämpliga åtgärder som att placera dokumenten eller exportera filerna).
Office 365 Enterprise E5 lägger till verktygsuppsättningen eDiscovery med analys, automatiserad dokumentklassificering och import genom avancerad datastyrning.
Prissättning för Office 365 Enterprise-nivåer beräknas som en månadsavgift per användare med ett årligt åtagande.
Prissättningen börjar på $ 8 per användare och månad för E1, $ 20 per användare och månad för E3 och $ 35 per användare och månad för E5.
Komma igång med SharePoint Online
Det är enkelt att registrera dig med Microsoft SharePoint Online.
Välj bara en plan och ange ditt namn, e-post, telefonnummer, företag och adress.
Skapa sedan ett användar-ID, lösenord och en unik URL (t.ex.
ditt namn.onmicrosoft.com).
Kontrollera därefter att du inte är en robot genom att ange en kod som kommer att skickas till dig via ett sms eller telefonsamtal.
Ange slutligen din betalningsinformation och välj om du vill betala varje månad eller årligen.
Betalningsinformation krävs inte om du väljer en gratis provperiod.
Om det är din första upplevelse med Office 365 kan du stöta på lite informationsöverbelastning när du först loggar in.
Om du har registrerat dig för en kostnadsfri testversion av Microsoft Office 365 Enterprise E3, kommer din instrumentpanel att innehålla över ett dussin länkade brickor.
till olika Microsoft-program och funktioner som ingår i Enterprise E3-nivån.
En av dessa brickor är Microsoft SharePoint Online.
Dessutom kan du komma åt de administrativa aspekterna av Microsoft SharePoint Online under Admin-modulen med hjälp av menyn Admin Centers på vänster sida.
Med Microsoft SharePoint Online kan användare skapa enskilda webbplatser som en organisations- och hanteringsenhet.
Varje SharePoint-webbplats kan ha sitt eget dokumentbibliotek, anteckningsböcker, säkerhet och design.
Dessutom kan webbplatser organiseras som fristående webbplatser eller i en hierarki genom användning av underwebbplatser.
När du skapar en webbplats uppmanas du att välja mellan en teamwebbplats eller en kommunikationswebbplats.
Teamwebbplatser är de traditionella SharePoint-webbplatserna, avsedda för samarbete inom en organisation, särskilt där en betydande andel av användarna kommer att vara involverade i dokumenthantering.
Kommunikationssajter är användbara för scenarier där en enskild eller liten grupp skapar innehåll som ska konsumeras av en större grupp användare; tänk på det som en korsning mellan ett dokumentbibliotek och en blogg.
Båda webbplatsalternativen kan användas för att dela dokument och är mycket anpassningsbara.
Teamwebbplatser i Microsoft SharePoint Online är flexibla, förutsatt att någon är villig att navigera i inlärningskurvan.
En webbplats dokumentbibliotek kan till exempel konfigureras med många metadatafält som kan användas för ett antal olika funktioner.
En dokumentvy kan anpassas för att visa specifika fält som du kan använda för att söka och sortera.
En vy kan också filtreras för att endast visa dokument med matchande metadata, som låter dig skapa flera vyer, var och en anpassad för att visa en specifik uppsättning dokument.
Microsoft SharePoint Online dokumentbibliotek kan synkroniseras med din dator eller mobila enhet med hjälp av Microsoft OneDrive-klienten.
Skrivbordsanvändare kan helt enkelt klicka på Sync-knappen i dokumentbiblioteket för att konfigurera anslutningen (eller ladda ner programvaran).
Nya filer kan läggas till i dokumentbiblioteket genom att dra och släppa, kopiera filer till en synkroniserad mapp på skrivbordet eller genom att använda olika Office-appar på stationära eller mobila enheter.
En knackning mot Microsoft SharePoint Online i många år berodde på oförutsägbarheten för OneDrive-synkroniseringsklienten.
Microsoft har sedan dess släppt en ny OneDrive-klient, som verkar göra ett mycket bättre jobb med att hålla dina filer synkroniserade.
Dokumentdelning och samarbete
I sin kärna är Microsoft SharePoint Online en plattform för dokumenthantering.
Förutom grundläggande dokumenthanteringsfunktioner, som filöverföringar och nedladdningar, redigering och delning, hanterar Microsoft SharePoint Online också spårning av ändringar.
Att hålla reda på vem som gjorde ändringar och låta dig ladda ner tidigare utgåvor av ditt dokument för att granska ändringar eller återgå till en tidigare version ger Microsoft SharePoint Online en hel del flexibilitet.
Användare kan också konfigurera varningar i ett dokumentbibliotek så att de får ett meddelande när ändringar görs.
Dokument kan kontrolleras för att förhindra problem med att flera personer redigerar samma fil, även om medförfattare (flera användare som redigerar samma fil samtidigt) stöds också för moderna Office-dokument, förutsatt att alla användare använder Office 2010 eller senare.
Microsoft erbjuder några ganska kraftiga säkerhets- och efterlevnadsfunktioner i Office 365, varav många kan utnyttjas mot Microsoft SharePoint Online.
De flesta andra sviter för dokumenthantering av affärsmässig kvalitet, såsom Ascensio System OnlyOffice (40,00 per år på ONLYOFFICE), erbjuder grundläggande säkerhetsfunktioner som behörigheter och granskningsspårning.
Microsoft SharePoint Online stöder också dessa funktioner men inkluderar också funktioner i storleksordning över konkurrenterna.
Till att börja med kan du skapa principer som hanterar saker som dokumentetiketter, förhindrande av dataförlust, lagring av dokument och åtkomst till chef.
Dokumentetiketter används för att identifiera dokument som kan ha känsliga uppgifter, t.ex.
kreditkort, personnummer eller kunddata.
SharePoint erbjuder verktyg för att inte bara skapa och hantera dessa etiketter utan att tillämpa dem på befintliga dokument (eller till och med e-postmeddelanden om du använder en fullständig Office 365-svit) baserat på innehållet i dokumentet.
Liknande verktyg finns för att förhindra dataförlust, till exempel att förhindra att dokument som innehåller känslig information delas utanför din organisation.
Verktyg finns också för att hantera dokumentkvarhållning, både för att hindra användare från att permanent radera dokument och för att genomföra arkivering eller borttagning efter en definierad tidsperiod.
I många av dessa fall erbjuder Microsoft en fördefinierad uppsättning filter som är utformade för att underlätta efterlevnad av regler i olika länder, inklusive Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och motsvarande regler.
Du kan också konfigurera policyapplikationen med hjälp av söktermer.
Dessa policyer kan tillämpas på Microsoft SharePoint Online eller på enskilda webbplatser.
Revisionsloggning kan användas för att spåra aktiviteter på användarnivå eller administrativa ändringar.
När loggning är aktiverad kan du söka i granskningsloggen efter specifika åtgärder, användare, tidsfönster eller söktermer för att fokusera din vy.
En funktion som nämnts tidigare, eDiscovery, är ett omfattande verktyg för att hitta dokument relaterade till ett specifikt ämne, såsom en rättslig åtgärd.
Genom att använda eDiscovery kan du hitta dokument som ligger inom ramen för en stämning eller annan informationsförfrågan, skydda relevanta dokument genom att hålla dem kvar eller till och med exportera relevanta filer för att uppfylla begäran.
Om dessa säkerhetsfunktioner låter skrämmande, så vet att de är helt valfria och inte kommer i vägen för dig om du väljer att ignorera dem.
Mer vanliga säkerhetsalternativ, till exempel grupp- eller användarbaserade behörigheter, finns också.
Du kan också konfigurera hur fildelning utanför din organisation fungerar, som att bara dela med autentiserade användare, ställa in utgångsperioder för anonym åtkomst eller använda grupper för att hantera vem som kan dela dokument externt.
Du kan också konfigurera delningslänkar för att ge skrivskyddad åtkomst till dina dokument.
Flexibelt och utdragbart arbetsflöde
Microsoft SharePoint har stött skapandet av arbetsflöden under en tid nu och SharePoint Online är inget undantag.
Medan de flesta dokumenthanteringssystem med en arbetsflödesmodul stöder grundläggande dokumenthanteringsuppgifter, såsom granskningsrutt eller signaturförfrågningar, Microsoft ...
