PaperTracer (som kostar 15 USD per användare och månad) är en förnuftig och djupt anpassningsbar lösning byggd för att förbereda, samla in och hantera dokument.
Granulär kontroll och flexibilitet vid hantering av dokumentmetadata gör det till en kapabel dokumenthanteringslösning.
PaperTracer går utöver dokumentlagring och ger användarna verktyg för att samla in och spåra data.
Samarbets- och delningsfunktioner saknas och prissättningen kan snabbt flyta om lagringsmöjligheterna ökar.
PaperTracer hamnar precis bakom våra Editors Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online i vår översikt av DM-programvara för sin brist på dessa områden.
Användare, roller och säkerhet
Ur en IT-administratörs perspektiv innebär att utvärdera alla DM-system att vara noga med säkerhet, eftersom svag säkerhet inte bara kan leda till förlorad data utan också kan utsätta organisationen för överträdelser när det gäller regler, industristandarder eller företagspolicy.
De flesta av de företagsfokuserade DM-systemen som vi granskade i den här sammanställningen, inklusive inte bara våra Editors 'Choice-vinnare utan även Adobe Document Cloud Standard (12,99 per månad hos Adobe), uppmärksammar säkerheten av dessa skäl.
PaperTracer kommer att uppfylla säkerhetskraven för de flesta företag på grund av ett stort antal säkerhetskontroller.
Det mest önskvärda bland dessa är användar- och grupphantering, sessionstimeout och lösenordslängd (men lösenordskomplexitet kan inte konfigureras).
PaperTracer-systemet är kompatibelt med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), med ett permanent register över all datatillgång.
Systemet har 2048-bitars krypteringsmiljö, använder säker användarautentisering och har kapacitet att producera ett fullständigt granskningsspår av all datainkomst, uppdateringar och dirigering.
Behörigheterna inom PaperTracer är lika robusta.
Administratörer har möjlighet att kontrollera användar- eller gruppåtkomst till en avdelning eller genom enskilda datafält.
Användare har åtkomst och kan visa eller lägga till / redigera rättigheter på en detaljerad nivå.
Det är också möjligt att hantera behörigheter för specifika poster, vilket effektivt åsidosätter behörigheter som tilldelats den posten tidigare med andra metoder.
Förutom de omfattande behörighetsfunktionerna erbjuder PaperTracer rapportering inriktad på att säkerställa en lämplig säkerhetsställning.
Åtkomstrapporten identifierar behörigheter som tilldelats olika resurser, liksom åtkomst tillgänglig för enskilda användare och grupper.
Granskningsloggfunktionen kan användas för att spåra olika åtgärder som utförs inom en viss tidsperiod och / eller av en specifik användare.
Registreringar som rör visning eller dirigering av dokument kan döljas för att minska mängden data som ska siktas igenom.
Idealt kan dessa granskningsdata exporteras till antingen en PDF- eller en Microsoft Excel-fil, men denna funktion är inte tillgänglig.
Det handlar om data
En annan viktig egenskap hos PaperTracer är möjligheten att anpassa metadatafält i exceptionellt hög grad.
Där andra dokumenthanteringssystem låter dig anpassa dessa fält, hanterar PaperTracer dessa fält som ett traditionellt databassystem, så att du kan definiera fälttyp, automatiska värden (baserat på parametrar, tidsstämplar eller användaren som utför en åtgärd), potentiella värden i formuläret i en värdelista och till och med konfigurera fält efter behov eller skrivskyddad.
Fält kan också grupperas för att ge användaren en flik med datainmatningsvy och kan konfigureras som med en hierarki för dem, så att om ett visst värde väljs görs ytterligare fält tillgängliga.
PaperTracer har också datahanteringsfunktioner som sträcker sig längre än att konfigurera anpassade fält.
För det första är rapporteringsfunktionerna i linje med vad du kan förvänta dig av ett datahanteringsverktyg, vilket erbjuder en hel del anpassning när det gäller vilka fält som används för visning, filtrering, sortering och gruppering.
Dessutom kan chefer utföra bulkimport med hjälp av Microsoft Excel eller massändringar med hjälp av bulkredigeringsverktyget, som låter dig hitta poster som innehåller ett fält med ett visst värde och uppdatera dessa fält individuellt eller alla samtidigt.
Lägg till dessa dataplattformfunktioner tillsammans och många företag kan använda PaperTracer, inte bara för att hantera dokument utan för att hantera alla sina insamlingsuppgifter.
Ett fokus på avtalshantering
Avtalshantering har i sig allvarliga juridiska konsekvenser och är vanligtvis en noggrant övervakad affärsprocess när det gäller inte bara säkerhet utan också integritet och integrering av arbetsflöden.
PaperTracer inkluderar en kapacitetsförmåga för att effektivisera förhållandet mellan kontrakt och dokumenthantering.
PaperTracers kontraktförfattningsfunktion kan aktiveras av en administratör och använder administratörsdefinierade mallar med kontraktssektioner och klausuler, som alla kan förbestämmas med vanligt språk som tillhandahålls av företagets juridiska team.
När dessa avsnitt och klausuler har byggts ut är de associerade med en eller flera kontraktstyper.
Dessa kontraktsmallar kan byggas med användarinmatningsfält, som låter användare snabbt fylla i kontrakten med relevant information, antingen från fält i PaperTracer eller genom manuell inmatning.
Användare med lämpliga behörigheter kan initiera ett kontrakt, fylla i datafält som matar kontraktsspråket, som innehåller tillämpliga avsnitt och klausuler, samt ordspråk som är specifika för kontraktets avsikt.
När ett avtal har skapats inom PaperTracer kan det sedan dirigeras för godkännande och underskrifter som alla andra dokument.
Detta kan vara en manuell process, utlöst av användaren, eller ett arbetsflöde kan införlivas, samordna med användare både internt i organisationen eller externt.
Prissättning och kapacitet
PaperTracer finns i två utgåvor: Express och Enterprise.
Express-utgåvan är inriktad på små och medelstora företag (SMB) och prissätts baserat på val av arbetsflödesmall, användare och lagring.
Varje arbetsflödesmall kostar 30 USD per månad och inkluderar branschalternativ som kapitalförvaltning, klinikhantering, personalintegrering, kontrakthantering och advokatkontor.
Användare kostar ytterligare $ 15 varje månad per användare och lagring är $ 25 per gigabyte (GB) varje månad.
Enterprise-versionen innebär ett mer praktiskt tillvägagångssätt för implementering, med PaperTracer som hjälper ditt företag att anpassa arbetsflödet, importera data och göra systemet redo att köras.
Prissättningen för den här utgåvan beror på dina affärsbehov, men ett exempel på en offert som vi fick inkluderade installationskostnader på $ 2000 för initial installation och licensiering, $ 1000 för administratörsträning och 30 dagars support efter behov, samt ytterligare $ 300 per månad för 3 GB värdlagring, fem interna användare och obegränsade externa användare.
Det finns verkligen en marknad för PaperTracer, särskilt bland företag som letar efter ett system för att fånga data, inte bara dokument.
Men PaperTracers kostnad är verkligen något att tänka på, särskilt om dina lagringskrav kommer att bli en viktig faktor.
Slutsats: Var noga med att kartlägga dina behov noggrant efter PaperTracers funktioner innan du köper.
Om de ställer upp är detta en solid lösning.
Men om dina behov är mer vanliga, kanske du vill fortsätta leta.
Nackdelar
Begränsat till datorer som använder Microsofts IE 11-webbläsare som kör Silverlight 5-plugin-programmet.
Minimalt samarbete och delningsfunktioner.
Lagringskrav kan snabbt öka kostnaderna.
Poängen
PaperTracer är tillräckligt mångsidig för att tillgodose behoven av datainsamling.
Samarbets- och delningsfunktioner lämnar mycket att önska, men datalagring, spårning och omfattande säkerhetsfunktioner gör det värt att överväga.
PaperTracer (som kostar 15 USD per användare och månad) är en förnuftig och djupt anpassningsbar lösning byggd för att förbereda, samla in och hantera dokument.
Granulär kontroll och flexibilitet vid hantering av dokumentmetadata gör det till en kapabel dokumenthanteringslösning.
PaperTracer går utöver dokumentlagring och ger användarna verktyg för att samla in och spåra data.
Samarbets- och delningsfunktioner saknas och prissättningen kan snabbt flyta om lagringsmöjligheterna ökar.
PaperTracer hamnar precis bakom våra Editors Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online i vår översikt av DM-programvara för sin brist på dessa områden.
Användare, roller och säkerhet
Ur en IT-administratörs perspektiv innebär att utvärdera alla DM-system att vara noga med säkerhet, eftersom svag säkerhet inte bara kan leda till förlorad data utan också kan utsätta organisationen för överträdelser när det gäller regler, industristandarder eller företagspolicy.
De flesta av de företagsfokuserade DM-systemen som vi granskade i den här sammanställningen, inklusive inte bara våra Editors 'Choice-vinnare utan även Adobe Document Cloud Standard (12,99 per månad hos Adobe), uppmärksammar säkerheten av dessa skäl.
PaperTracer kommer att uppfylla säkerhetskraven för de flesta företag på grund av ett stort antal säkerhetskontroller.
Det mest önskvärda bland dessa är användar- och grupphantering, sessionstimeout och lösenordslängd (men lösenordskomplexitet kan inte konfigureras).
PaperTracer-systemet är kompatibelt med Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), med ett permanent register över all datatillgång.
Systemet har 2048-bitars krypteringsmiljö, använder säker användarautentisering och har kapacitet att producera ett fullständigt granskningsspår av all datainkomst, uppdateringar och dirigering.
Behörigheterna inom PaperTracer är lika robusta.
Administratörer har möjlighet att kontrollera användar- eller gruppåtkomst till en avdelning eller genom enskilda datafält.
Användare har åtkomst och kan visa eller lägga till / redigera rättigheter på en detaljerad nivå.
Det är också möjligt att hantera behörigheter för specifika poster, vilket effektivt åsidosätter behörigheter som tilldelats den posten tidigare med andra metoder.
Förutom de omfattande behörighetsfunktionerna erbjuder PaperTracer rapportering inriktad på att säkerställa en lämplig säkerhetsställning.
Åtkomstrapporten identifierar behörigheter som tilldelats olika resurser, liksom åtkomst tillgänglig för enskilda användare och grupper.
Granskningsloggfunktionen kan användas för att spåra olika åtgärder som utförs inom en viss tidsperiod och / eller av en specifik användare.
Registreringar som rör visning eller dirigering av dokument kan döljas för att minska mängden data som ska siktas igenom.
Idealt kan dessa granskningsdata exporteras till antingen en PDF- eller en Microsoft Excel-fil, men denna funktion är inte tillgänglig.
Det handlar om data
En annan viktig egenskap hos PaperTracer är möjligheten att anpassa metadatafält i exceptionellt hög grad.
Där andra dokumenthanteringssystem låter dig anpassa dessa fält, hanterar PaperTracer dessa fält som ett traditionellt databassystem, så att du kan definiera fälttyp, automatiska värden (baserat på parametrar, tidsstämplar eller användaren som utför en åtgärd), potentiella värden i formuläret i en värdelista och till och med konfigurera fält efter behov eller skrivskyddad.
Fält kan också grupperas för att ge användaren en flik med datainmatningsvy och kan konfigureras som med en hierarki för dem, så att om ett visst värde väljs görs ytterligare fält tillgängliga.
PaperTracer har också datahanteringsfunktioner som sträcker sig längre än att konfigurera anpassade fält.
För det första är rapporteringsfunktionerna i linje med vad du kan förvänta dig av ett datahanteringsverktyg, vilket erbjuder en hel del anpassning när det gäller vilka fält som används för visning, filtrering, sortering och gruppering.
Dessutom kan chefer utföra bulkimport med hjälp av Microsoft Excel eller massändringar med hjälp av bulkredigeringsverktyget, som låter dig hitta poster som innehåller ett fält med ett visst värde och uppdatera dessa fält individuellt eller alla samtidigt.
Lägg till dessa dataplattformfunktioner tillsammans och många företag kan använda PaperTracer, inte bara för att hantera dokument utan för att hantera alla sina insamlingsuppgifter.
Ett fokus på avtalshantering
Avtalshantering har i sig allvarliga juridiska konsekvenser och är vanligtvis en noggrant övervakad affärsprocess när det gäller inte bara säkerhet utan också integritet och integrering av arbetsflöden.
PaperTracer inkluderar en kapacitetsförmåga för att effektivisera förhållandet mellan kontrakt och dokumenthantering.
PaperTracers kontraktförfattningsfunktion kan aktiveras av en administratör och använder administratörsdefinierade mallar med kontraktssektioner och klausuler, som alla kan förbestämmas med vanligt språk som tillhandahålls av företagets juridiska team.
När dessa avsnitt och klausuler har byggts ut är de associerade med en eller flera kontraktstyper.
Dessa kontraktsmallar kan byggas med användarinmatningsfält, som låter användare snabbt fylla i kontrakten med relevant information, antingen från fält i PaperTracer eller genom manuell inmatning.
Användare med lämpliga behörigheter kan initiera ett kontrakt, fylla i datafält som matar kontraktsspråket, som innehåller tillämpliga avsnitt och klausuler, samt ordspråk som är specifika för kontraktets avsikt.
När ett avtal har skapats inom PaperTracer kan det sedan dirigeras för godkännande och underskrifter som alla andra dokument.
Detta kan vara en manuell process, utlöst av användaren, eller ett arbetsflöde kan införlivas, samordna med användare både internt i organisationen eller externt.
Prissättning och kapacitet
PaperTracer finns i två utgåvor: Express och Enterprise.
Express-utgåvan är inriktad på små och medelstora företag (SMB) och prissätts baserat på val av arbetsflödesmall, användare och lagring.
Varje arbetsflödesmall kostar 30 USD per månad och inkluderar branschalternativ som kapitalförvaltning, klinikhantering, personalintegrering, kontrakthantering och advokatkontor.
Användare kostar ytterligare $ 15 varje månad per användare och lagring är $ 25 per gigabyte (GB) varje månad.
Enterprise-versionen innebär ett mer praktiskt tillvägagångssätt för implementering, med PaperTracer som hjälper ditt företag att anpassa arbetsflödet, importera data och göra systemet redo att köras.
Prissättningen för den här utgåvan beror på dina affärsbehov, men ett exempel på en offert som vi fick inkluderade installationskostnader på $ 2000 för initial installation och licensiering, $ 1000 för administratörsträning och 30 dagars support efter behov, samt ytterligare $ 300 per månad för 3 GB värdlagring, fem interna användare och obegränsade externa användare.
Det finns verkligen en marknad för PaperTracer, särskilt bland företag som letar efter ett system för att fånga data, inte bara dokument.
Men PaperTracers kostnad är verkligen något att tänka på, särskilt om dina lagringskrav kommer att bli en viktig faktor.
Slutsats: Var noga med att kartlägga dina behov noggrant efter PaperTracers funktioner innan du köper.
Om de ställer upp är detta en solid lösning.
Men om dina behov är mer vanliga, kanske du vill fortsätta leta.
Nackdelar
Begränsat till datorer som använder Microsofts IE 11-webbläsare som kör Silverlight 5-plugin-programmet.
Minimalt samarbete och delningsfunktioner.
Lagringskrav kan snabbt öka kostnaderna.
Poängen
PaperTracer är tillräckligt mångsidig för att tillgodose behoven av datainsamling.
Samarbets- och delningsfunktioner lämnar mycket att önska, men datalagring, spårning och omfattande säkerhetsfunktioner gör det värt att överväga.
