Rubex av eFileCabinet (som börjar vid $ 15 per användare och månad) är en Software-as-a-Service (SaaS) dokumenthantering (DM), molnlagring och fildelningslösning utformad för att hjälpa företag att gå papperslösa och effektivt organisera sina filer och dokument.
Perfekt för små och medelstora företag (SMB) som behöver en molnbaserad lösning, Rubex av eFileCabinet gör det enkelt att säkert dela dokument inom en organisation och externt samt ställa in dokumentlagring och efterlevnad.
Rubex av eFileCabinet också håller automatiskt en historik över dokumentets livslängd, inklusive vilka ändringar som gjordes, vem som gjorde det och när.
Det sparar proaktivt all information som behövs för framtida granskningsspår.
Rubex av eFileCabinet kan skryta med en omfattande sökfunktion, automatiserade arbetsflöden, skapande av mallar och fildelning med versionskontroll som syftar till att öka effektiviteten som matchar Microsoft SharePoint Online, vårt Editors Choice för DM-lösningar.
Du hittar också ett bredare utbud av samarbetsalternativ från Ascensio System OnlyOffice, som är vårt andra redaktörsval i vår DM-programgranskning.
Dokumenthantering och säker lagring
Rubex av eFileCabinet är en integrerad webbportal för DM och fildelning som sätter funktionerna i företagets eFileCabinet Online (30,00 per användare per månad på eFileCabinet) och SecureDrawer-tjänster i en modern, webbaserad lösning.
Rubex by eFileCabinet syftar till att hjälpa små och medelstora företag att gå papperslösa och öka effektiviteten, och har smart dokumentorganisation, lagring och delningsfunktionalitet.
Det lägger också till detaljerade kontroller för filbehörigheter och hantering av datalagringspolicyer.
Rubex by eFileCabinet är designat kring samarbete och är den senaste utvecklingen av eFileCabinet Online, som har en komplett uppsättning DM-funktioner för att säkert dela filer.
För att stärka säkerheten vid lagring och delning av dokument använder Rubex av eFileCabinet 256-bitars kryptering och använder Amazon Web Services ($ 6.415,00 på Amazon) (AWS).
Rubex av eFileCabinet är väldigt nytt; eFileCabinet-webbplatsen lyfter fortfarande fram de äldre men mer igenkännliga eFileCabinet- och SecureDrawer-tjänsterna, vilket kan vara förvirrande.
Framtiden är helt klart Rubex av eFileCabinet, som uppenbarligen erbjuder alla de funktioner som de två applikationerna har men i ett nytt nytt användargränssnitt (UI).
EFileCabinet Online Android- och iOS-apparna refererar på samma sätt till eFileCabinet Online, även om det de får åtkomst till är Rubex av eFileCabinet.
Prissättning och kapacitet
Från och med $ 15 per användare och månad har Rubex by eFileCabinet säker fildelning med 25 GB lagringsutrymme, men inga DM-funktioner eller funktioner.
Stegprenumerationen är Advantage-nivån som kostar $ 30 per användare och månad med en inkluderad 1 TB lagring.
Detta är ett mer robust erbjudande som kommer att tilltala de flesta små och medelstora företag, men kan endast nås med minst tre användare.
Fördelar med prenumerationer inkluderar eFileCabinet DM-systemet, säker fildelning, SideKick-appen, retention (styrning), tvåfaktorautentisering (2FA), individualiserade säkerhetsinställningar, efterlevnadsverktyg och integrering av e-signatur.
Det inkluderar också Microsoft Office-integration, API-integrationsåtkomst, applikationsprogrammeringsgränssnitt, granskningsspår, support och service och mobilåtkomst.
Denna nivå funktioner kommer att vara perfekt för de flesta små och medelstora företag som sussar ut sina moln DM-behov.
Priserna är ungefär genomsnittliga för en produkt i det här sortimentet, men kravet att ha minst tre användare för att få tillgång till det känns som en strategi för att tvinga användare upp i nästa nivå.
Nästa nivå är Business-prenumerationen, som kostar $ 55 per användare och månad och inkluderar 5 TB lagring.
Affärsnivån har alla funktioner i Advantage-nivån och inkluderar även automatisering av affärsprocesser, OCR-registrering (Zoned Optical Character Recognition), arbetsflödesautomatisering, arbetsflödesdesigner och automatiseringsbibliotek.
Denna nivå inkluderar också ombordverktyg, godkännanden, tidsramsprocess, automatisk eskalering av prioriterad process, dataspecifik filruttning och automatisk filnamn och lagring.
Det finns också ett företagsalternativ, men prissättning för det beror på specifika anpassnings- och lagringskrav.
Alla prisplaner för Rubex från eFileCabinet faktureras på årsbasis.
Funktionalitet fokuserad på organisation
Rubex av eFileCabinet fokuserar på organisation och effektivitet i digitalisering, hantering och delning av dokument.
Webbplatsens nyckelfunktionalitet och kontroll börjar från vänster sida av skärmen och blir mer detaljerad när du rör dig mot höger sida.
Onlinelösningen ger en attraktiv och intuitiv användarupplevelse (UX).
Den övre stapeln, som är färgad mörkblå, har en hamburgarmeny med tre remsor för att komma åt undermenyerna Hem, Admin, Sök, Filförfrågningar, Utcheckad och Mina inställningar.
Den här menyn kan enkelt döljas för att maximera skärmutrymmet.
Admin-avsnittet är där du kan lägga till användare, gäster och grupper.
Härifrån kan du hantera licenser för användare och gäster och se användarsessionerna.
Admin-avsnittet är där mallar kan läggas till och där styrning och säkerhetspolicy kan bestämmas.
Säkerhetspolicyalternativ är omfattande med olika komplexa lösenordskrav, lösenordsändringsfrekvens och tvåfaktorautentisering (2FA) val tillgängliga för optimal säkerhet.
Det blå fältet har också rullgardinsmenyer för Ny, Dela, Redigera och en genväg för att tillämpa mallar.
En orange "Behöver du hjälp?" knappen åberopar vanliga frågor (FAQs) och en stor sökruta är framträdande på höger sida.
Det finns också länkar till en QuickStart-guide för nya användare och en uppgiftsikon visar avsnittet Aktivitetscenter som visar senaste uppladdningar och aviseringar.
Tre stora ikoner faller under Rubex-logotypen.
Den första är en husikon för hemmet, som visar mitt konto, som har en byggnadsikon för att utse ett företag.
Användare kan skapa flera skåp för att lagra sina filer; Det är också möjligt att skapa kapslade lådor i arkivskåpen.
Att bygga en intuitiv och logisk filstruktur är enkelt.
Den andra stora ikonen är Mina aktier.
Den består av sammankopplade punkter och listar alla delade dokument och deras status för huruvida de har nås eller inte, och hur länge de är tillgängliga.
Den tredje ikonen, en portfölj, är för Mina portföljer, där du kan lagra alla dokument bifogade till ett visst projekt eller en klient.
I avsnittet Mitt konto finns det popup-ikoner längst till höger inklusive Detaljer, Kommentarer (där användare kan lämna virtuella Post-It-anteckningar), Profil och behörigheter (för att växla läs-, skriv- och radera behörigheter för Användare och grupper).
Det finns ett popup-fönster för styrning för att skydda filer från att redigeras (eller tas bort), automatisering och granskningsloggar.
Styrning blir en viktig funktion eftersom fler anställda får tillgång till viktiga dokument.
En bra styrningsåtgärd säkerställer att chefer kan se vilka filer som har raderats och av vem, plus att det krävs godkännande från chefer innan filer strimlas helt från systemet.
Blandningen av tydlig och skiktad navigering och ikonbaserade kontroller gör det enkelt för användare på alla nivåer att bli bekanta med Rubex av eFileCabinet.
Men det kommer att finnas en inlärningskurva för användare som kommer från det äldre eFileCabinet Online-gränssnittet som hade fler verktyg och alternativ tillgängliga vid första anblicken.
Jämfört med eFileCabinet Onlines användargränssnitt är Rubex by eFileCabinet visuellt minimalistisk men ändå mer funktionellt dynamisk.
Medan eFileCabinet Online ser ut och känns som en inbyggd Microsoft Office-app, komplett med ett bandgränssnitt, ser Rubex av eFileCabinet ut som en mobilapp som kräver några fler klick för att komma till några menyalternativ.
Vissa användare kanske uppskattar det rena utseendet, men det finns en fördel att ha fler menyalternativ hela tiden.
EFileCabinet-mobilapparna för iOS och Android ger lite bekvämlighet och låter användare ladda upp foton och dokument direkt från sina mobila enheter.
Olika användare har dock rapporterat problem med att logga in eller ladda upp sina filer.
Jag använde Android-appen under min testning och stötte också på problem med att ladda upp filer.
Sätta kraften i sökning i DM
Användning av ikoner för skåp, lådor och mappar ger kontorsarkivering och organisering av konventioner i det digitala rummet.
Detta gör arbetet med DM bekant, och det är möjligt att skapa snyggt organiserad och kapslad struktur för filer.
En av de största funktionerna i Rubex by eFileCabinet är dess OCR-motor (Optical Character Recognition), som kan ta skannade dokument och PDF-filer och göra deras innehåll sökbart.
När du högerklickar på ett dokument i Rubex av eFileCabinet kan du välja inställningen "Gör det sökbar (OCR)" för att lägga till innehållet i dokumentet i sökbasen.
Använder sig av Zonal OCR, som ingår i affärsabonnemanget på $ 55 per användare per månad, extraherar endast de viktigaste datafälten från ett skannat dokument och lagrar de extraherade värdena i strukturerade databaser.
Det finns också möjligheten att lägga till metadata, taggar och profilnamn för att bättre underlätta arkivering och sökning av dokument.
Sök sparar mycket tid när volymen på filer och dokument växer.
Användare kan ställa in metadata, taggar och profilnamn kan hjälpa till att skräddarsy det som söks mest beroende på vad ett företag behöver.
Sökfunktionen fungerar snabbt och exakt och hjälper till och med att hitta nyckelord som finns i skannade PDF-dokument.
Det är inte möjligt att redigera dokument och filer direkt från Rubex med eFileCabinet, men det finns en inchecknings- / utcheckningsprocess som låter användare kolla in dokumentet och göra ändringar i dokumentets ursprungliga format.
När användare har kontrollerat dokumentet igen med de ändringar de gjort, kommer Rubex av eFileCabinet att skapa en ny version av dokumentet för mer exakt versionskontroll och revision.
Rubex av eFileCabinet låter användare kommentera, redigera och e-signera dokument medan de är i programmet, men faktiska ändringar måste göras utanför.
Det är möjligt att lägga till e-signaturer för dokument, men webbplatsen kommer att studsa användare utanför webbplatsen för verifiering från Citrix RightSignature; integration med DocuSign finns också.
Delningsfunktionalitet är integrerad i högerklickmenyn.
När du musar över en fil i en låda eller ett skåp kan du högerklicka för att visa fler alternativ.
När du klickar på alternativet Dela öppnas ett fönster som markerar den delade filen och låter dig ange en e-postadress och ett meddelande till mottagaren.
Delade filer är skrivskyddade ...
