De flesta köpare av företagsteknik vet vad Voice over IP (VoIP) är eftersom det har blivit den vanliga standarden för röstkommunikation mellan små och medelstora företag.
Den har haft denna framgång eftersom den visar för många fördelar jämfört med gammaldags lokala PBX-system.
VoIP kostar betydligt mindre (speciellt när det levereras som en molntjänst), är mycket mer flexibelt när det gäller mjukvaruintegration och kan användas för att driva flera andra kommunikationskanaler förutom en rak röstkonversation med din stationära telefon.
Det är faktiskt den förmågan, som har gett upphov till en ny term för vissa typer av VoIP-baserade tjänster, kallad Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Det här är i huvudsak VoIP-tjänster som har expanderat till flerkanaliga leveranssystem, vilket låter komplext, men är egentligen ganska enkelt så länge du fokuserar på vad du behöver snarare än de potentiellt otaliga alternativ som leverantörer kan kasta på dig.
Vad som har gett upphov till UCaaS är i huvudsak VoIP: s stora möjliggörare: programvara.
Genom att skjuta din kommunikationslösning till programvarulagret öppnar du en mängd nya dörrar när det gäller att förbättra möjligheterna för vad de flesta tänker på när de tittar på en telefon.
Från att lägga till nya funktioner i tekniken till att integrera den med den programvara som ditt företag litar mest på, allt är möjligt med VoIP, och särskilt UCaaS-lösningar, som vanligtvis är utformade med tanke på integration.
Utan tvekan en stor anledning till att de växer så snabbt som nedanstående diagram från marknadsundersökningsföretaget Statista tydligt visar.
Storleken på den enhetliga kommunikationsmarknaden i USA från 2014 till 2024, efter typ (i miljarder US-dollar) Nedan kommer vi att förklara de funktioner du betalar för med en direkt VoIP-leverantör, inklusive de i vår senaste Daxdi Business Choice Awards för VoIP-undersökning.
Vi kommer också att täcka vad du får om din VoIP-leverantör erbjuder UCaaS.
Men innan vi går in på detaljerna, låt oss göra en enkel uppdelning av VoIP och UCaaS.
Vi bad Curtis Peterson, Senior Vice President för Cloud Operations hos företagstelefonsystemet RingCentral att skilja mellan de två typerna av tjänster.
"VoIP är vanligtvis bara en röstleverantör, inkommande och utgående samtal", förklarade Peterson.
"UCaaS tittar i princip på all affärskommunikation och lägger dem över IP eller Internetprotokoll.
VoIP är ett enda läge.
UCaaS är multimodalt: textning, chatt, videokonferens, skärmdelning, videomöten.
Men det använder VoIP för att driva röstdel.
"
En bra sammanfattning av nötskal, men låt oss nu gå in i mer detaljer.
Funktionerna i VoIP
I sin kärna är VoIP en digital telefontjänst som använder internet för transport och leverans av kommunikation.
Du kan ringa och ta emot samtal från din internetanslutning via telefoner som du skulle göra i de flesta traditionella kontorsinställningar eller via softphones (som är programvarubaserade applikationer).
Genom att dra nytta av mikrofonen och högtalarna på din stationära, bärbara dator eller smartphone kan du ringa samtal på samma sätt som med en vanlig telefon.
VoIP erbjuder många av samma utrustning som din teletjänstleverantör.
Du kommer att kunna ta emot och lyssna på röstmeddelanden och övervaka samtal via nummerpresentation.
Samtal kan vidarebefordras till alternativa linjer om någon inte är tillgänglig för att ta emot ett samtal.
Andra funktioner som VoIP-erbjudanden inkluderar automatisk skötare, samtalsvänt, samtalsloggar, samtalsövervakning, samtalsinspelning, samtalstranskriptioner, inringningskonferenser och nummerport.
En betoning på nätverkande
En varning av VoIP, även för tjänster som levereras och hanteras via molnet, är att de beskattas till ditt lokala nätverk.
Med VoIP aktiverat kommer plötsligt många av dina datorer att börja sända rösttrafik för att inte tala om alla VoIP-aktiverade stationära telefoner, och för de flesta företag också en massa mobiltelefoner, surfplattor och andra enheter.
Och det faktum att det här är mycket ny trafik är inte det största problemet; det största problemet är att all denna nya trafik också är känslig.
Normal datatrafik kan stå plötsligt om korta nätverk saktar ner samt enstaka paketförlust, latens och nätverksjitter.
VoIP-trafik gillar inte något av dessa saker och tenderar att reagera dåligt på dem i form av hörbara avbrott i dina konversationer eller till och med att släppa samtal helt.
Att förhindra sådana problem är verkligen genomförbart, och alla de bästa VoIP-leverantörerna kan tilldela dig kundtjänstingenjörer att hjälpa till, men du behöver fortfarande personal från IT-personal på din sida och detta kommer att ta en hel del av deras tid, särskilt under den första lanseringen av tjänsten.
Och allt ovanstående handlar helt enkelt om en typ av kommunikation, nämligen röst, som förvandlas till en ny form av data.
När du väl har lagt till fler kanaler kan saker och ting bli ännu mer komplicerade, vilket är exakt vad som kan hända när du distribuerar UCaaS.
UCaaS-funktioner
UCaaS inkluderar vanligtvis röst som ett av sina kommunikationsalternativ, men som namnet antyder ger det en mer robust kommunikationsförmåga genom att erbjuda andra kanaler också, särskilt video.
Med UCaaS låter din tjänsteleverantör dig också schemalägga en-till-en-videosamtal samt en-till-många videokonferenser.
Det här kanske inte verkar vara ett måste för mindre företag, men eftersom ditt team skalas och när du anställer i olika geografier, kommer du att vilja kunna göra "ansikte mot ansikte" videosamtal.
Med videokonferenser och VoIP kan du göra saker som att hålla möten med hundratals skötare, dela din skärm med alla som deltar, och till och med dela och ta emot filer till alla på samtalet eller till enskilda skötare.
UCaaS-verktyg låter dig också chatta och sms med kollegor på din plan.
Varför skulle du behöva den här funktionen? Tja, om du är i ett videosamtal med en klient och din säljare talar ur sin tur kan du skicka ett privat chattmeddelande till henne för att få alla på samma sida.
Detta låter också dina teammedlemmar skicka chattmeddelanden snarare än e-postmeddelanden för att diskutera mer tidskänsliga och mer avslappnade interaktioner.
Vissa UCaaS-leverantörer möjliggör djupt samarbete och gruppprojektledning.
Detta inkluderar dokumentdelning och samtidig redigering, att göra-listor, delade kalendrar och till och med gemensam lagring av filer.
Om du är en av de envisa katterna som fortfarande gillar att skicka och ta emot fax, kan du med UCaaS-lösningar göra det från din dator eller mobila enhet (där faxen automatiskt lagras på ditt Dropbox- eller Microsoft OneDrive-konto).
Denna funktion ger dig också bättre övervakning av vem som skickar och tar emot fax, vad de faxar och det låter dig stänga av skräpfax.
Topprankade företags VoIP-leverantörer med UCaaS-funktioner
UCaaS Secret Sauce: Integration
Den kanske viktigaste aspekten av en UCaaS-plattform är dess förmåga att integreras med tredjepartslösningar för att hjälpa dig bättre att dra in och exportera data från verktyg till verktyg.
Om du till exempel behöver ringa en kund och vill komma åt hennes register för att förbättra din kommunikation, blir en integrering mellan ditt Salesforce-konto (Besök webbplats på Salesforce.com) och ditt UCaaS-verktyg detta otroligt enkelt.
Från din Salesforce-instrumentpanel kan du starta samtalet, visa kundens interaktionshistorik och lägga till anteckningar om vad som sägs under samtalet.
Med en Microsoft Outlook-e-postintegration kan du starta samtal direkt från ett e-postmeddelande.
Integrationer är särskilt användbara för företag som planerar att använda sitt UCaaS-verktyg för att svara på helpdesk-biljetter.
Tänk dig att ge dina tjänstemän möjlighet att ringa och ta samtal direkt i helpdesk-konsolen.
Föreställ dig att ge dem möjlighet att undersöka kundinteraktioner eller lägga till anteckningar i kundregister under samtalet och sedan binda dessa data över dina UCaaS-, helpdesk- och CRM-verktyg (Customer Relationship Management) för senare redigering.
Topprankade VoIP-tjänster för småföretag med UCaaS-kapacitet
"Företag som tittar på vanliga VoIP-lösningar tappar möjligheten att sätta flera kommunikationsverktyg tillsammans med en leverantör och få rabatt för att göra det", säger Peterson.
Det beror på att de flesta leverantörer erbjuder massrabatter när du samlar alla dina UCaaS-verktyg i stället för att körsbärsplockar kommunikationsverktyg över flera leverantörer.
Tänk på hur du köper ditt hems kabel-, internet- och telefontjänst: priset på alla tre tillsammans är vanligtvis lägre än att gå med tre olika leverantörer för varje.
Bundling garanterar också att varje tjänst integreras och rapporterar tillbaka till varandra utan problem.
"[But] om du har en leverantör för VoIP, en för video och en för chatt, kan du inte dela analys mellan dem, "förklarade Peterson.
Har du några frågor du behöver besvara om UCaaS eller VoIP? Prenumerera till Daxdi Small Business Newsletter och gå med i [email protected] näringsliv på LinkedIn där du kan ställa frågor från leverantörer, andra proffs som dig själv och PCMags redaktörer.
De flesta köpare av företagsteknik vet vad Voice over IP (VoIP) är eftersom det har blivit den vanliga standarden för röstkommunikation mellan små och medelstora företag.
Den har haft denna framgång eftersom den visar för många fördelar jämfört med gammaldags lokala PBX-system.
VoIP kostar betydligt mindre (speciellt när det levereras som en molntjänst), är mycket mer flexibelt när det gäller mjukvaruintegration och kan användas för att driva flera andra kommunikationskanaler förutom en rak röstkonversation med din stationära telefon.
Det är faktiskt den förmågan, som har gett upphov till en ny term för vissa typer av VoIP-baserade tjänster, kallad Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Det här är i huvudsak VoIP-tjänster som har expanderat till flerkanaliga leveranssystem, vilket låter komplext, men är egentligen ganska enkelt så länge du fokuserar på vad du behöver snarare än de potentiellt otaliga alternativ som leverantörer kan kasta på dig.
Vad som har gett upphov till UCaaS är i huvudsak VoIP: s stora möjliggörare: programvara.
Genom att skjuta din kommunikationslösning till programvarulagret öppnar du en mängd nya dörrar när det gäller att förbättra möjligheterna för vad de flesta tänker på när de tittar på en telefon.
Från att lägga till nya funktioner i tekniken till att integrera den med den programvara som ditt företag litar mest på, allt är möjligt med VoIP, och särskilt UCaaS-lösningar, som vanligtvis är utformade med tanke på integration.
Utan tvekan en stor anledning till att de växer så snabbt som nedanstående diagram från marknadsundersökningsföretaget Statista tydligt visar.
Storleken på den enhetliga kommunikationsmarknaden i USA från 2014 till 2024, efter typ (i miljarder US-dollar) Nedan kommer vi att förklara de funktioner du betalar för med en direkt VoIP-leverantör, inklusive de i vår senaste Daxdi Business Choice Awards för VoIP-undersökning.
Vi kommer också att täcka vad du får om din VoIP-leverantör erbjuder UCaaS.
Men innan vi går in på detaljerna, låt oss göra en enkel uppdelning av VoIP och UCaaS.
Vi bad Curtis Peterson, Senior Vice President för Cloud Operations hos företagstelefonsystemet RingCentral att skilja mellan de två typerna av tjänster.
"VoIP är vanligtvis bara en röstleverantör, inkommande och utgående samtal", förklarade Peterson.
"UCaaS tittar i princip på all affärskommunikation och lägger dem över IP eller Internetprotokoll.
VoIP är ett enda läge.
UCaaS är multimodalt: textning, chatt, videokonferens, skärmdelning, videomöten.
Men det använder VoIP för att driva röstdel.
"
En bra sammanfattning av nötskal, men låt oss nu gå in i mer detaljer.
Funktionerna i VoIP
I sin kärna är VoIP en digital telefontjänst som använder internet för transport och leverans av kommunikation.
Du kan ringa och ta emot samtal från din internetanslutning via telefoner som du skulle göra i de flesta traditionella kontorsinställningar eller via softphones (som är programvarubaserade applikationer).
Genom att dra nytta av mikrofonen och högtalarna på din stationära, bärbara dator eller smartphone kan du ringa samtal på samma sätt som med en vanlig telefon.
VoIP erbjuder många av samma utrustning som din teletjänstleverantör.
Du kommer att kunna ta emot och lyssna på röstmeddelanden och övervaka samtal via nummerpresentation.
Samtal kan vidarebefordras till alternativa linjer om någon inte är tillgänglig för att ta emot ett samtal.
Andra funktioner som VoIP-erbjudanden inkluderar automatisk skötare, samtalsvänt, samtalsloggar, samtalsövervakning, samtalsinspelning, samtalstranskriptioner, inringningskonferenser och nummerport.
En betoning på nätverkande
En varning av VoIP, även för tjänster som levereras och hanteras via molnet, är att de beskattas till ditt lokala nätverk.
Med VoIP aktiverat kommer plötsligt många av dina datorer att börja sända rösttrafik för att inte tala om alla VoIP-aktiverade stationära telefoner, och för de flesta företag också en massa mobiltelefoner, surfplattor och andra enheter.
Och det faktum att det här är mycket ny trafik är inte det största problemet; det största problemet är att all denna nya trafik också är känslig.
Normal datatrafik kan stå plötsligt om korta nätverk saktar ner samt enstaka paketförlust, latens och nätverksjitter.
VoIP-trafik gillar inte något av dessa saker och tenderar att reagera dåligt på dem i form av hörbara avbrott i dina konversationer eller till och med att släppa samtal helt.
Att förhindra sådana problem är verkligen genomförbart, och alla de bästa VoIP-leverantörerna kan tilldela dig kundtjänstingenjörer att hjälpa till, men du behöver fortfarande personal från IT-personal på din sida och detta kommer att ta en hel del av deras tid, särskilt under den första lanseringen av tjänsten.
Och allt ovanstående handlar helt enkelt om en typ av kommunikation, nämligen röst, som förvandlas till en ny form av data.
När du väl har lagt till fler kanaler kan saker och ting bli ännu mer komplicerade, vilket är exakt vad som kan hända när du distribuerar UCaaS.
UCaaS-funktioner
UCaaS inkluderar vanligtvis röst som ett av sina kommunikationsalternativ, men som namnet antyder ger det en mer robust kommunikationsförmåga genom att erbjuda andra kanaler också, särskilt video.
Med UCaaS låter din tjänsteleverantör dig också schemalägga en-till-en-videosamtal samt en-till-många videokonferenser.
Det här kanske inte verkar vara ett måste för mindre företag, men eftersom ditt team skalas och när du anställer i olika geografier, kommer du att vilja kunna göra "ansikte mot ansikte" videosamtal.
Med videokonferenser och VoIP kan du göra saker som att hålla möten med hundratals skötare, dela din skärm med alla som deltar, och till och med dela och ta emot filer till alla på samtalet eller till enskilda skötare.
UCaaS-verktyg låter dig också chatta och sms med kollegor på din plan.
Varför skulle du behöva den här funktionen? Tja, om du är i ett videosamtal med en klient och din säljare talar ur sin tur kan du skicka ett privat chattmeddelande till henne för att få alla på samma sida.
Detta låter också dina teammedlemmar skicka chattmeddelanden snarare än e-postmeddelanden för att diskutera mer tidskänsliga och mer avslappnade interaktioner.
Vissa UCaaS-leverantörer möjliggör djupt samarbete och gruppprojektledning.
Detta inkluderar dokumentdelning och samtidig redigering, att göra-listor, delade kalendrar och till och med gemensam lagring av filer.
Om du är en av de envisa katterna som fortfarande gillar att skicka och ta emot fax, kan du med UCaaS-lösningar göra det från din dator eller mobila enhet (där faxen automatiskt lagras på ditt Dropbox- eller Microsoft OneDrive-konto).
Denna funktion ger dig också bättre övervakning av vem som skickar och tar emot fax, vad de faxar och det låter dig stänga av skräpfax.
Topprankade företags VoIP-leverantörer med UCaaS-funktioner
UCaaS Secret Sauce: Integration
Den kanske viktigaste aspekten av en UCaaS-plattform är dess förmåga att integreras med tredjepartslösningar för att hjälpa dig bättre att dra in och exportera data från verktyg till verktyg.
Om du till exempel behöver ringa en kund och vill komma åt hennes register för att förbättra din kommunikation, blir en integrering mellan ditt Salesforce-konto (Besök webbplats på Salesforce.com) och ditt UCaaS-verktyg detta otroligt enkelt.
Från din Salesforce-instrumentpanel kan du starta samtalet, visa kundens interaktionshistorik och lägga till anteckningar om vad som sägs under samtalet.
Med en Microsoft Outlook-e-postintegration kan du starta samtal direkt från ett e-postmeddelande.
Integrationer är särskilt användbara för företag som planerar att använda sitt UCaaS-verktyg för att svara på helpdesk-biljetter.
Tänk dig att ge dina tjänstemän möjlighet att ringa och ta samtal direkt i helpdesk-konsolen.
Föreställ dig att ge dem möjlighet att undersöka kundinteraktioner eller lägga till anteckningar i kundregister under samtalet och sedan binda dessa data över dina UCaaS-, helpdesk- och CRM-verktyg (Customer Relationship Management) för senare redigering.
Topprankade VoIP-tjänster för småföretag med UCaaS-kapacitet
"Företag som tittar på vanliga VoIP-lösningar tappar möjligheten att sätta flera kommunikationsverktyg tillsammans med en leverantör och få rabatt för att göra det", säger Peterson.
Det beror på att de flesta leverantörer erbjuder massrabatter när du samlar alla dina UCaaS-verktyg i stället för att körsbärsplockar kommunikationsverktyg över flera leverantörer.
Tänk på hur du köper ditt hems kabel-, internet- och telefontjänst: priset på alla tre tillsammans är vanligtvis lägre än att gå med tre olika leverantörer för varje.
Bundling garanterar också att varje tjänst integreras och rapporterar tillbaka till varandra utan problem.
"[But] om du har en leverantör för VoIP, en för video och en för chatt, kan du inte dela analys mellan dem, "förklarade Peterson.
Har du några frågor du behöver besvara om UCaaS eller VoIP? Prenumerera till Daxdi Small Business Newsletter och gå med i [email protected] näringsliv på LinkedIn där du kan ställa frågor från leverantörer, andra proffs som dig själv och PCMags redaktörer.
