De bästa samarbetsapparna hjälper team att få arbetet gjort effektivt.
De utgör en central onlineplats där en grupp människor kan logga in för att få information om vem som gör vad och läget för arbetet.
Volerro är en arbetshanteringsapp som använder kanban-metoden (mer om kanban på ett ögonblick) för att hjälpa team planera, organisera och spåra sitt arbete.
För att ge en referensram är Trello förmodligen den mest kända kanban board-appen.
Vad som skiljer Volerro från andra samarbetsverktyg är att dess gratiskonto ger dig alla samma funktioner som kommer med ett betalt konto, och det har verktyg som hjälper team att diskutera bildfiler och PDF-filer.
Appar som använder kanban ibland misstas för projekthanteringsappar, men de är inte helt samma sak.
Kanban-kortappar är bättre lämpade för att hantera pågående arbete än projekt som per definition har ett fast startdatum, slutdatum och kan levereras.
Sann programvara för projektledning är något helt annat.
Om det är vad du behöver är redaktörernas val för småföretag Teamwork-projekt och Zoho-projekt.
LiquidPlanner är Editors Choice för stora organisationer.
Vad är Kanban?
Kanban är en metod för att organisera arbete som har sitt ursprung i Japan.
Det är lättast att förklara med ett exempel.
Föreställ dig en tavla med kolumner märkta Att göra, göra och klart och en hög med klisterlappar bredvid.
På varje fästis skriver vi en uppgift som måste utföras, till exempel "ta ut papperskorgen" eller "installera vindrutan på fordonet, serienummer 654321." Vi kan lägga till mer detaljer i dessa uppgiftskort, till exempel förfallodatum eller den person vi vill göra jobbet.
När en fästis har en uppgift på den, stickar vi den i kolumnen Att göra.
Vissa kort kan redan ha personer som tilldelats sina uppgifter och andra kanske inte.
Eller så kan vi be våra lagkamrater att göra anspråk på nya uppdrag från Att göra-högen genom att skriva deras namn på uppgiftskorten.
I vilket fall som helst, när människor börjar arbeta med uppgifterna, flyttar de den anslutna fästiset till kolumnen Gör.
När de är klara lägger de den i kolumnen Klar.
Det är kärnan i det.
Dina kolumner behöver inte kallas To Do, Doing, Done, även om kanban är unikt lämpad för att hantera uppgifter när de flödar genom en process, dvs.
flytta genom ett arbetsflöde.
Med kanban kan du organisera nästan vad som helst, från semester du vill planera till sökande du granskar för ett jobb.
Som sagt, en av anledningarna till att kanban skapades är att det är bra att spåra arbete genom ett arbetsflöde och begränsa mängden arbete som tilldelats en person åt gången.
Om du har en regel som ingen kan ha mer än X uppgifter som tilldelas dem samtidigt, förhindrar du flaskhalsar eftersom ingen någonsin kommer att ha för många uppgifter tilldelade dem.
Det kallas en gräns för pågående arbete (WIP).
Förhoppningsvis ser du nu förstå lite om varför kanban board-appar är unika bland arbetshanteringsappar.
Volerro prissättning och planer
Om du vill börja använda Volerro kan du göra det gratis och få tillgång till alla funktioner som appen har att erbjuda.
Den fria planen låter dig dock bara hantera tre projekt, och det finns ett 100 MB-lock på lagring.
Betalda planer, som kallas Business Teams, börjar på $ 7,99 per person och månad.
Du kan få en liten rabatt för att betala årligen.
Business Teams-planen är densamma som den kostnadsfria planen förutom att du kan hantera så många projekt du vill och du får obegränsad lagring.
Business Teams-planen är lämplig för, men inte strikt begränsad till, organisationer på upp till 50 personer.
För organisationer med 50 eller fler personer föreslår Volerro sin Enterprise Teams-plan.
Kontakta företaget för en prisuppskattning.
Alla planer kommer med SSL-kryptering och daglig säkerhetskopiering av data.
Jämfört med liknande appar är Volerros startpris lågt.
Trello debiterar $ 12,50 per person och månad.
LeanKit, som kanske är den mest kompletta kanban-appen jag testat, debiterar allt från $ 19 till $ 29 per person och månad, faktureras årligen.
Volerro-installation och gränssnitt
Alla som har en e-postadress kan registrera sig för ett Volerro-konto.
När du skapar ett konto får du en arbetsyta där du kan hantera en mängd olika "projekt".
Jag använder citat där, för efter hela min låt och dans om hur kanban skiljer sig från projektledning är vi fortfarande fast med detta ord "projekt" för att betyda en uppsättning relaterade uppgifter.
Jag ber om ursäkt för förvirring.
Från huvudinstrumentpanelen visas varje projekt som ett kort med en titel, en bakgrundsbild eller färg och några snabba fakta, till exempel projektets slutdatum och när det senast uppdaterades.
Inom projektet skapar du dina kanban-kort.
Kortvyn, som är samma sak som kanbanbrädevyn, är valfri.
Du kan ändra dina uppgifter så att de visas i en lista, i innehållsvyn (där du ser alla uppladdade tillgångar i förgrunden) eller som en kalender.
Jag tycker att Volerro är ganska enkelt att använda och förstå.
Appen har handledningsvideor, men jag behövde dem inte.
Gränssnittet är självförklarande, vilket är exakt vad du vill ha i en produktivitetsapp så att du kan fokusera på ditt arbete.
Volerro erfarenhet och funktioner
Jag startade snabbt ett projekt, bjöd in medarbetare att gå med, skapade några uppgifter och deluppgifter och lade till mer information.
Du kan också skapa och spara mallar i Volerro, vilket tar mycket arbete med att skapa framtida projekt.
Verktygen för att tilldela en uppgift, ställa in tidsfrister, lägga till taggar och så vidare visas när du öppnar uppgiften.
Du kan filtrera din lista över uppgifter för att bara se den information du vill se, till exempel uppgifter som förfaller idag eller alla uppgifter som tilldelats mig.
Uppgifter i Volerro kommer med ett tidsberäkningsfält, samt ett framstegsfält högst upp som visar hur nära uppgiften är klar.
Du lägger till arbetad tid på ett av tre sätt: 1) genom att skjuta förloppsindikatorn, 2) genom att skriva ett nummer i ett fält, eller 3) genom att starta en timer när du startar en uppgift och arbeta minuter och sekunder automatiskt.
.
Taggar är färgkodade och påminner mig mycket om hur Trello hanterar dem.
Du kan ladda upp anpassade färger för att skapa dina egna taggar.
Kanban använder mycket visuellt, så när du lägger till en tagg visas en motsvarande färgad stapel på kortet i styrvyn.
Det är syftet med det.
För att organisera information skulle dock texttaggar eller hashtags som inte nödvändigtvis är knutna till en färg vara mer fördelaktigt.
Volerro har inte dem.
Inte heller Trello för den delen.
Från Volerro saknas WIP-gränser, anpassade fält och simfält.
Anpassade fält tillåter team att lägga till något på kort som är unikt för projektet eller teamet.
Om du till exempel skulle använda ett kanban-kort för att spåra sökande kan du lägga till ett anpassat fält som heter Transkripter mottagna med ett ja / nej-alternativ, om det är något du vill spåra.
Simfält är en vy som ibland används i kanban som lägger till horisontell sortering utöver den vertikala sorteringen som kommer från kolumner.
LeanKit har alla dessa funktioner, liksom KanbanFlow.
Volerro har rapporter och analyser, till exempel en innehållsrapport, som jag tyckte var ganska snygg.
Du kan skapa en tabell som visar hur många gånger människor öppnade och tittade på filerna som laddades upp till ett projekt.
Du kan också se om de laddades ner och hur många gånger.
Rapporterna och analyserna är användbara, men är inte alls lika omfattande som de som erbjuds av de mest avancerade projektledningssystemen, till exempel LiquidPlanner.
LiquidPlanner är förmodligen creme de la creme för rapporter.
Det är både en projekthanteringsapp och tidshanteringsplattform med omfattande verktyg för att hålla reda på fakturerbara kontra icke-fakturerbara timmar, arbeta runt medarbetares ledighet och mer.
Om du verkligen är intresserad av rapporter och jonglerar med många resurser är LiquidPlanner verkligen värt att undersöka det ytterligare.
När jag testade Volerro stötte jag på en tillfällig hicka där appen inte skulle visa nya förändringar i realtid.
Jag var tvungen att uppdatera sidan för att se ändringar jag hade gjort, samt ändringar som mina lagkamrater angav.
Jag kontaktade företaget och en representant försäkrade mig om att problemen var ett resultat av ett fel och att det skulle åtgärdas inom två dagar.
Jag var glad att höra det, men samtidigt upplevde jag några dagar när appen inte fungerade som förväntat.
Volerro-kommunikation
Du och dina medarbetare kan också kommentera uppgifter och ladda upp filer till dem.
Volerro kastar in några verktyg för att kommentera bildfiler och PDF-filer, och de finns i webbläsaren så att du inte behöver ladda ner filen och öppna den någon annanstans.
Verktyget låter dig placera en markör på bilden och skriva en kommentar i ett kommentarfält utanför sidan.
För kontordokument, till exempel Word-dokument, låter Volerro dig öppna dem direkt i webbläsaren och sedan lägga till verktyg för att kommentera och kommentera.
Det är enkelt och enkelt, men lite lätt på alternativen.
Du hittar inte pilar, klistermärken eller andra markeringsverktyg.
Oavsett Volerros verktyg är tillräckliga, och det är bättre än att inte ha dem alls.
Jag var imponerad av att hitta ett inkluderat konferensbroverktyg i Volerro som med ett musklick visar dig ett uppringningsnummer som värd för ett telefonmöte.
Det är ganska bekvämt för lag som arbetar på distans, men med många organisationer som antar lagchattappar, som Slack, som ofta inkluderar samtals- och videokonferensfunktioner, är det svårt att säga om någon som handlar efter program för arbetshantering bryr sig om den ingår.
Volerro har också en chattruta i appen.
Du kan skicka meddelanden till kollegor i realtid eller asynkront.
När det är i realtid ser du en chattruta längst ned till höger på skärmen.
När du är klar asynkront hamnar du på en sida med din meddelandeshistorik.
Appar och integrationer
Volerro har inga dedikerade mobilappar, men det har en mobilwebbplats.
Genom att testa den på en iPhone, gjorde inte Vollero perfekt, med text högst upp på skärmen kraschar.
Medan många kanban board-appar och andra arbetshanteringsappar låter dig integreras med ett brett utbud av online-affärsverktyg som du redan använder, gör Volerro inte alls.
Trello och LeanKit är mycket bättre appar när det gäller integrationer, så att du kan ansluta till JIRA, Zendesk, GitHub och många andra.
Utmärkt för samarbete
Volerro är en billig kanban-app som har användbara verktyg för att kommentera och diskutera visuella tillgångar.
Den har en adekvat uppsättning funktioner, men inga WIP-gränser, anpassade fält eller simplan.
Bristen på integrationer med andra tjänster kan vara en ytterligare nackdel beroende på dina behov.
Bland kanban-appar är LeanKit den mest funktionsrika, vilket gör det till ett redaktörsval.
