Om du använder ett brett utbud av affärs- och produktivitetsappar behöver du ett sätt att ansluta dem alla.
Zapier (som rimar med lyckligare) är ett onlineverktyg som hjälper människor att skapa sammanlänkade funktioner över dessa tjänster.
Du kan kedja kommandon tillsammans med en "Om X händer, gör Y" -struktur, där X och Y kan vara praktiskt taget vilken app som helst.
Den verkliga försäljningsargumenten för dessa automatiseringar (som Zapier kallar Zaps) är att du kan kombinera flera åtgärder och appar tillsammans i en enda Zap.
Zapier är en Editors 'Choice-vinnare tillsammans med IFTTT; båda är utmärkta alternativ för arbetsflöden för företag och produktivitet.
Prissättning och planer
Zapier erbjuder en kostnadsfri servicenivå, om än med vissa begränsningar.
Med det här kontot kan du utföra upp till 100 uppgifter per månad, men du kan bara ha fem Zaps aktiva vid varje given tidpunkt.
För att klargöra är en uppgift en slutförd åtgärd inom en Zap.
För fullständig uppdelning av hur uppgifter räknas, besök Zapiers dedikerade supportsida.
Gratisnivån stöder inte Premium-appar eller Zaps med flera steg och Zaps körs bara var 15: e minut.
Du kan inte heller använda Autospel eller Paths-funktionerna.
Företagen kanske tycker att Zapiers gratis konto är begränsat, men det är tillräckligt nötigt för att ge konsumenterna en smak av hur det fungerar.
Denna gratisversion innehåller en 14-dagars testversion av premiumfunktioner.
Premiumappar är inget annat än appar som Zapier har beslutat att hålla bakom sin lönevägg.
De inkluderar Amazon S3, Evernote Business, GoToWebinar, MySQL, PayPal, QuickBase, QuickBooks, Salesforce, SQL Server, Zendesk och många andra.
Autospel är en felsäker åtgärd som utlöses om en uppgift ska köras, men inte gör det.
Fel uppstår då och då av olika orsaker, till exempel när ett tredjeparts-API tillfälligt inte är tillgängligt.
Autospel innebär att Zapier automatiskt återupptar uppgiften i händelse av denna typ av misslyckande.
Intressant är att Zapier staggar varje omgång av Zap under en 10-timmarsperiod, vilket ökar tidsintervallet mellan varje försök.
För kostnadsfria konton skickar Zapier ett e-postmeddelande när en Zap misslyckas och du måste köra om den manuellt.
Paths är en ny funktion som låter dig definiera villkorlig logik mellan steg i en Zap.
Jag diskuterar detaljerna mer detaljerat senare.
Startkontot, som kostar 20 USD per månad, inkluderar Premium-appar, men inte Autospel eller Paths-funktionerna.
Du får 1000 uppgifter per månad och 20 Zaps, som körs var 15: e minut, samma som med gratiskontot.
Professionella konton kostar 50 USD per månad och inkluderar Premium-appar, autospelsuppgifter, banor och stöd för 3000 uppgifter per månad över 50 Zaps.
Zaps körs var femte minut för detta servicenivå.
Zapier erbjuder också ett Professional Plus-konto för $ 125 per månad.
Professional Plus innehåller allt i Professional-kontot, plus stöd för 10000 uppgifter per månad över 125 Zaps.
Zaps körs fortfarande var femte minut.
Den bästa kontoplanen Teams tillåter 50 000 uppgifter att köras per månad över ett obegränsat antal Zaps.
Om du går över arbetsgränsen debiterar Zapier dig baserat på din användning.
Förutom alla funktioner i Professional-kontona kan du med den här planen dela Zaps och Connections över ditt team.
Du kan också gruppera alla kontokostnader i en enda faktura.
Som jämförelse är IFTTT (gratis på Google Play) gratis när detta skrivs.
Zapier vs.
IFTTT
Zapier fokuserar främst på affärs- och produktivitetsappar, även om det finns en betydande överlappning mellan dessa två kategorier.
På produktivitetssidan stöder Zapier Asana (gratis i Asana), Google Calendar, Evernote, Todoist och så vidare.
Fler affärsfokuserade appar inkluderar GitHub, QuickBooks Online, Slack, Toggle och Wrike.
Zapier innehåller också en del inbyggda funktioner för att översätta text, köra kod, filtrera data eller till och med fördröja åtgärder.
IFTTT stöder också alla vanliga produktivitetsappar, men har gradvis tagit emot Internet of Things (IoT) rörelse som ett specialiseringsområde.
Smarta glödlampor, apparater och dörrklockor faller alla under detta paraply.
IFTTT fungerar också med Alexa, Cortana, Google Assistant och Siri, vilket Zapier inte gör.
Zapier stöder Zaps med flera appar, vilket innebär att du kan skapa en kedja av händelser i mer än två tjänster.
Du kan till exempel be Zapier att skicka ett meddelande till teamkanalen i Slack efter att någon har slutfört en uppgift i Asana och sedan lägga till projektnamnet i ett offentligt Google Sheets-kalkylblad med slutförda projekt.
Med IFTTT kan du bara skapa en automatisering mellan två tjänster.
En annan viktig skillnad är att IFTTT erbjuder appar för både Android och iOS.
Zapier erbjuder inte mobilappar på någon plattform.
Så om du tänker skapa och automatisera uppgifter från din telefon är IFTTT det bästa valet.
Det betyder inte att Zapier inte erbjuder någon mobil funktionalitet; Du kan använda Zapiers inbyggda funktioner för att skicka texter direkt till din telefon.
Jag testade Zaps med min Google Pixel 3 som kör Android 9 och de fungerade som annonserade.
Komma igång
För att registrera dig för Zapier är allt du behöver göra att ange en e-postadress, namn och lösenord.
Du kan också bara använda ett befintligt Google-konto.
Zapier stöder också tvåfaktorautentisering.
Zapiers webbgränssnitt har en ren design med distinkta layoutelement och färgglada ikoner för appar och tjänster.
Hemskärmen är uppdelad i fyra avsnitt: Dashboard, My Zaps, Task History och My Apps.
Du kan söka efter appar och förbyggda Zaps i avsnittet Dashboard.
Zapier kommer sedan att inkludera en lista över rullgardinsalternativ för att slutföra en När detta händer ...
Gör sedan detta! påstående.
Du kan aktivera en zap direkt från den här skärmen.
I avsnittet Mina Zaps kan du hitta alla Zaps som du skapade, även om de inte är aktiva.
Jag gillar att du kan ordna dina Zaps i mappar.
Fliken Aktivitetshistorik visar en fullständig logg över din Zap-aktivitet.
Gränssnittet innehåller användbara filter för att sortera efter namn, status och datum.
Genom att klicka på en enskild Zap-instans kommer du till en separat sida med information om in- och utdata.
Om du prenumererar på ett tillräckligt högt kontonivå kan du också aktivera autospelsfunktionen från den här skärmen.
Det sista avsnittet, Mina appar, låter dig visa alla konton som du har auktoriserat Zapier att komma åt.
Zapier gör det enkelt att testa, koppla bort eller återansluta varje länkat konto.
Jag uppskattar att Zapier gör dessa alternativ lätt tillgängliga.
Ställa in dina Zaps
Zapier har förenklat Zap-redigeraren sedan den senaste granskningsuppdateringen.
Gränssnittet innehåller en ny höger meny med en översikt över dina Zap, relevanta guider, felrapportering, uppgiftshistorik och organisationsalternativ.
Du konfigurerar fortfarande inställningarna i mittpanelen, men det är lättare att visualisera processen från början till slut än tidigare.
Zapiers gränssnitt är inte lika vänligt som IFTTT, men det är mycket mer flexibelt.
IFTTT låter användare klicka på If + och That + -länkarna i en rubrik och välj sedan från en mängd olika kort för att bygga uppgiftsflödet.
Du kan tänka på en Zap som består av två huvudelement: utlösaren (When This Happens ...) och action (Then Do This).
Det första steget är naturligtvis att välja en Trigger-app och tillhörande åtgärd.
Låt oss säga att du vill att Zapier ska skicka väderprognosen varje dag via SMS.
Till att börja med väljer du den inbyggda tjänsten Weather by Zapier som Trigger-appen och väljer triggerhändelsen, i detta fall dagens prognos.
Om du väljer en Trigger-app som kräver inloggning måste du ange dina autentiseringsuppgifter i detta skede.
Du kan också behöva fylla i ytterligare information innan du går vidare till nästa steg.
Med detta exempel på väderprognos anger du exempelvis latitud- och longitudvärden och väljer måttenheter.
Zapier ger dig även möjlighet att testa den här första åtgärden innan du går vidare.
Nästa steg är att välja en Action-app och en relaterad åtgärd.
Fortsätter du med väderexemplet väljer du SMS av Zapier och sedan Skicka SMS som åtgärdshändelse.
Därefter anger du information om avsändare och mottagare och anger innehållet i det faktiska meddelandet.
Meddelandet kan innehålla text och alla fält som Zapier drog från trigger-appen (tillgänglig via knappen Infoga ett fält i den övre högra delen av textrutan).
Alternativen varierar beroende på den Trigger-app du valde.
Alternativ för väderprognosen inkluderar sammanfattning, luftfuktighet, vindhastighet och UV-index.
Det är bara ett exempel på en Zap.
Du kan kombinera valfritt antal tjänster för att arbeta tillsammans på ett sätt som gynnar dig.
Du kan till exempel länka ihop Slack och Trello (Besök webbplatsen på Trello) för att hjälpa till att kommunicera mål och tilldela uppgifter mer effektivt.
Du kanske vill dela nya tidsposter från Toggl till Asana.
Hur enkelt eller komplex du än är, erbjuder Zapier sannolikt en kombination av funktioner som kan automatisera ditt arbetsflöde.
Du kan lägga till så många steg i en Zap som du vill genom att helt enkelt trycka på plusknappen under den senaste åtgärden du skapade.
Du kan också skapa ett namn för din Zap och lägga till en anteckning så att du inte glömmer vad den gör eller hur den fungerar.
Den här sista delen är användbar för alla som avser att dela Zaps med andra medlemmar i ett team.
Om du väljer att lägga till mer avancerade alternativ till din Zap och du inte är en tekniskt skicklig person, kan du behöva göra några tester för att bekräfta att de ändringar du gör har önskad effekt.
Prova till exempel att ställa in en Zap på ett sätt som du tror kommer att fungera.
Om det inte fungerar som avsett, försök att gå igenom allt från början och ändra en variabel åt gången.
En avancerad funktion som det kan ta lite tid att förstå är Zapiers nya Paths-verktyg, som låter dig definiera villkorlig logik mellan två steg.
Tänk på det här, om steg 1 inträffar och det har X-kvalitet, välj sedan väg A.
om steg 1 inträffar och har Y-kvalitet, välj sedan väg B.
I samband med vårt väderexempel kan du anpassa SMS-meddelandet Zapier skickar dig beroende på om temperaturen är över eller under fryspunkten (32 grader Fahrenheit).
Så här fungerar det i praktiken.
Efter att du har ställt in din Trigger-app, tryck på plusknappen och välj Banor.
Banor måste vara den sista delen av Zap-kedjan.
Klicka på knappen Redigera på sökväg A och ge den något relevant, till exempel Above Freezing.
Välj sedan reglerna eller villkoren för sökvägen.
I vårt exempel väljer du Temperatur Min, (Number) Greater Than och 32.
Du kan lägga till ytterligare OCH- eller ELLER-uttalanden i regeluppsättningen, men se till att de inte motsäger varandra.
Innan du går vidare testar Zapier villkoren mot en datamängd och berättar om sökvägen skulle ha ...
